ERP: Kde začít, když potřebujeme definovat požadavky na informační systém?

Úno 6, 2012   //   by keilv   //   Aktuality  //  Komentáře nejsou povoleny

seznam úkolůERP by mělo být považováno za projekt, který je součástí většího projektu transformace. Toto si uvědumujeme stejně jako důležitost úspěchu jeho zavedení a schopnosti firmy najít si tvůrce systému, který splňuje klíčové požadavky firmy. Kdo by měl požadavky definovat a kde začít?

Požadavky firmy na ERP

Naše organizace umí dělat svůj business počínaje plánováním na nejvyšší úrovni a konče procesy na úrovni nejnižší. V mnoha případech jsme vymysleli procesy, které fungují dobře a nechceme je měnit. V jiných případech, kdybychom procesy zlepšili, mohli bychom udělat organizaci více výkonnou, hospodárnou a efektivní.
Požadavky na informační systém představují jak pevně dané existující procesy, tak i dobře plánované změny, které budou přinášet budoucí zlepšování.

Kdy máme definovat požadavky?

Požadavky pro každý ERP projekt by měly být vždy definovány, ať už nám jde o výběr, implementace či post-implementační optimalizace. Máme-li požadavky z předchozího projektu, můžeme je revidovat a aktualizovat.
Analýza požadavků by vždy měla být mezi věcmi, které uděláme na začátku projektu. Jakmile organizace pochopí jaké jsou požadavky na ERP systém, může přikročit k výběru. Nemáme-li dobře definované naše problémy, jakou nabídku nám může udělat dodavatel? Cestu od stavajícímu stavu k budoucímu je třeba naplánovat kvůli implementaci. Neznáme-li jak bude vypadat závěr, můžeme potřebovat post-implementační optimalizace.

Kde začneme?

Zdá se, že to nejdůležitější je porozumět účelu ERP – tím je pomoc firmě uskutečnit cíle a stát se integrovanou organizací. Ve firemních organizačních jednotkách chceme postupovat jednotně směrem ke stejným cílům firmy.
To znamená, že se sběrem požadavků na informační systém musíme začít od shora se zevrubnou analýzou firemního podnikatelského modelu a strategických cílů. Takto si vytvoříme meřítka, kterými bychom měli dále vyhodnocovat požadavky. Takto bude firma podnikat kroky, zajišťující, že nabízená řešení budou vést k dosažení cílů firmy.
Uvažme příklad, kdy výrobce/distributor má za hlavní cíl zlepšení služeb zákazníkům a za vedlejší cíl minimalizování nákladů. Oddělení skladového hospodářství zjistí dokončené výrobky na skladě a identifikuje zde prostor k úsporám. Firma může zvažovat snížení stavu zásob, aby snížila související náklady. Vzhledem k zadanému hlavnímu cíli by se zásoby měly snížit jenom tak, aby nedošlo k omezení včasných dodávek zákazníkům.
Dále se zaměříme na organizační strukturu opět s cílem vytvořit vhodnou integraci ve firmě. Postupují  útvary firmy ve shodě? Lze něco centralizovat? Jako firma bychom měli hledat strukturu, která umožní dosažení našich cílů.
Máme-li již definované business modely, cíle a struktury můžeme se přesunout na úroveň útvarů.

Hledáme:
- pevně dané procesy, které přímo souvisejí s firemními cíli
- nedostatky a problémy, které můžeme vyřešit a zlepšit zaměření na firemní cíle
- vhodná řešení, která nám vyřeší problémy a nedostatky

Jakmile projdeme touto analýzou požadavků od shora dolů, má firma jistotu, že ví co vyžaduje od ERP systému.

Obrázek: dreamstime.com
Zdroj: upravený článek od J. Grosse (Vice President Pemeco.com)

 

Komentáře nepovoleny.